Code of conduct (gedragscode)

Een code of conduct, ook wel gedragscode genoemd, is een document dat de regels en normen beschrijft waaraan mensen moeten voldoen in een bepaalde context, zoals op het werk, in de sport, in de wetenschap of op sociale media.

Een code of conduct geeft richtlijnen over wat wel en niet acceptabel gedrag is binnen de betreffende gemeenschap, organisatie of sector. Het kan bijvoorbeeld gaan over het vermijden van discriminerend taalgebruik, het respectvol omgaan met anderen, het beschermen van vertrouwelijke informatie en het vermijden van belangenconflicten.

Een code of conduct wordt vaak opgesteld door de organisatie zelf, maar kan ook worden opgesteld door een externe autoriteit, zoals een brancheorganisatie of overheid. Het naleven van de code of conduct wordt vaak gezien als een belangrijke indicator van ethisch en professioneel gedrag en kan bijdragen aan een veilige en respectvolle werkomgeving of gemeenschap.

VOORBEELD

Waaruit bestaat een code of conduct?

Hieronder volgen de belangrijkste thema’s die terugkomen in een goede code of conduct. Deze thema’s helpen je om je eigen gedragsregels voor medewerkers op te stellen.

Seksuele intimidatie en agressie

Je bent als werkgever verplicht om seksuele intimidatie en agressie in je bedrijf te stoppen en te voorkomen. Het maakt daarbij niet uit of dit gedrag door klanten of door je eigen medewerkers wordt vertoond. Om seksuele intimidatie en agressie op de werkvloer te voorkomen, helpt het om hier duidelijkere regels over op te stellen in je code of conduct. Daarnaast helpt het om voorlichtingen of trainingen te verzorgen over dit thema en om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Op deze manier maak je problemen bespreekbaar en kun je die beter aanpakken.

Discriminatie

Discriminatie op basis van religieuze overtuiging, zwangerschap, ras, leeftijd, gender of seksuele geaardheid is verboden. Als werkgever ben je verplicht om discriminatie binnen je bedrijf te voorkomen en aan te pakken. Ook in dit geval is het erg nuttig om de regels hierover vast te leggen in een code of conduct.

Diefstal

Het is verboden om diefstal te plegen. Dat is een vanzelfsprekendheid. Maar hoe zit het met eten dat over is en anders weggegooid zou worden? Een potlood? A4-papier? Wat door de een gezien wordt als diefstal, wordt door de ander wellicht als iets onschuldigs beschouwd. Het is daarom handig om hierover regels op te stellen. Omdat je niet voor ieder scenario een aparte regel kunt opstellen, kun je in dit geval het beste kiezen voor algemene regels. Zo kun je bijvoorbeeld een regel maken dat personeel bij twijfel aan een leidinggevende moet vragen of een voorwerp voor privégebruik mag worden meegenomen of gebruikt.

Verdovende middelen

Het is logisch om alcohol- en drugsgebruik op de werkvloer te verbieden. Omdat sommige middelen een lange werkingsduur hebben, zou het gebruik daarvan ook ruim voor werktijd verboden moeten zijn. Het is daarom verstandig dit in je code of conduct op te nemen. Je voorkomt hiermee niet alleen ongelukken, maar mogelijk ook ziekteverzuim. Aan deze regel kun je uiteraard bepaalde uitzonderingen toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan alcoholgebruik tijdens een bedrijfsborrel.

Social media

Wanneer je medewerkers een bericht op social media plaatsen waarin ze bedrijfskleding dragen of je organisatie op een andere zichtbare manier representeren, is het belangrijk dat dit geen reputatieschade oplevert voor je bedrijf. Zo kan het schadelijk voor je bedrijf zijn wanneer iemand vanachter het stuur van je bedrijfsbus een foto of filmpje maakt en op social media plaatst. Daarmee overtreedt diegene de verkeersregels en brengt mogelijk zichzelf en anderen in gevaar. In de gedragscode voor je personeel kun je heldere regels opstellen om dit soort situaties te voorkomen.

Rookpauzes

Als bedrijven geen gelijk pauzebeleid hebben voor rokers en niet-rokers, zorgt dit voor wrijving tussen medewerkers. Zorg er daarom voor dat ook niet-rokers af en toe een luchtje kunnen scheppen en dezelfde pauzes krijgen als je rokende personeel. Of maak een regel waarin rokers alleen een sigaret roken tijdens de reguliere pauzes. Heb je medewerkers met een luchtwegaandoening? Of komen er veel klanten over de vloer? Dan kun je roken in en rondom het bedrijfsgebouw eventueel volledig verbieden.

Internetgebruik

Veel medewerkers gebruiken het internet onder werktijd voor privézaken. Ze bekijken bijvoorbeeld het nieuws, delen een video met een collega of checken hun socialmediafeed. Wanneer dit sporadisch gebeurt is dit over het algemeen geen probleem, maar om te voorkomen dat dit ten koste gaat van de productiviteit, is het verstandig hier regels over op te stellen. Zo kun je ervoor kiezen om het bekijken van nieuwswebsites toe te staan, maar het privégebruik van social media op de bedrijfscomputer te verbieden.

Vertrouwelijke klantgegevens

Krijgen je medewerkers vertrouwelijke klantgegevens in handen tijdens hun werk? Dan is het belangrijk dat hier strenge regels voor zijn die voldoen aan de Algemene verordering gegevensbescherming (AVG). Zorg dat deze regels zijn opgenomen in de code of conduct en licht je personeel hier zo nodig over in met een training of workshop.

Te laat komen

Het is verstandig om duidelijke en proportionele regels op te stellen voor laatkomers. Als een medewerker die doorgaans ruim op tijd is één keer vijf minuten te laat komt, wil je niet meteen overgaan tot een waarschuwing. Maar als een personeelslid structureel 20 minuten te laat komt opdagen, is er een serieus gesprek nodig om die medewerker hierop te wijzen en te voorkomen dat dit in de toekomst nogmaals gebeurt.

Rijgedrag

Als medewerkers in een auto van de zaak of in een busje met het bedrijfslogo erop rijden, is het belangrijk dat ze verantwoordelijk weggedrag vertonen. Blikschade is duur en een asociaal rijdende bestuurder in een busje met je bedrijfsnaam erop is bijzonder slechte reclame. Het volstaat om in je gedragscode te omschrijven dat medewerkers zich te allen tijde aan de verkeersregels dienen te houden.

Aanvullende tips

Je weet nu welke thema’s belangrijk zijn om in de gedragsregels voor je personeel op te nemen. Hieronder vind je enkele aanvullende tips voor het opstellen en introduceren van een gedragscode voor je personeel.

Onderscheid maken tussen intern versus extern

Het is raadzaam om in de code of conduct onderscheid te maken tussen interne regels en externe regels. De interne regels gaan puur over het gedrag tussen collega’s op de werkvloer. De externe regels daarentegen zijn gericht op de omgang met personen die niet werkzaam zijn bij de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan klanten, bezoekers, prospects, maar ook aan verkeersdeelnemers terwijl een medewerker in de bedrijfsbus rijdt.

Opnemen in personeelshandboek

Om de gedragscode voor iedereen toegankelijk te maken, is het verstandig om deze op te nemen in het personeelshandboek. De gedragscode is in zo’n geval in dezelfde map terug te vinden als afspraken over ziekteverzuim, salaris, pensioen en werktijden. Dit is makkelijk voor jezelf en voor je personeel.

Personeel informeren

Je bent verplicht om je personeel in te lichten over de gedragscode en om deze voldoende inzichtelijk te maken. Wil je zeker weten dat je hierin slaagt? Verzorg dan een presentatie, training of vergadering over dit onderwerp. Op die manier zijn al je medewerkers op de hoogte. Je kunt ook naar iedereen een mail sturen en vragen of ze de code of conduct willen lezen, ondertekenen en terugsturen. In dat geval is je gedragscode meteen rechtsgeldig. Je kunt dit eventueel in overleg doen met een bedrijfsjurist of een hr-medewerker.

Consequenties voor het overtreden van de code of conduct

Het is belangrijk om protocollen te hebben voor overtredingen van de gedragscode. Zorg dat deze zijn opgenomen in de gedragscode zelf, zodat je personeel duidelijkheid heeft. Zorg ook dat de consequenties redelijk zijn en pas toegepast worden bij herhaaldelijke overtredingen. Als je een medewerker wegens een arbeidsconflict wilt ontslaan, bekijkt de kantonrechter de kwaliteit van je gedragscode en de redelijkheid van de sancties die hierin staan omschreven.

Bron: https://nl.indeed.com/personeel/c/info/code-of-conduct-betekenis